Liebe Mitgliedsvereine,

im Folgenden möchten wir euch über aktuelle Regelungen, technische Prozesse und wichtige Hinweise im Umgang mit Spielerpässen und Vereinswechseln informieren:

1. Vereinswechsel über das Online-Formular

Für Vereinswechsel wurde ein Microsoft Forms Antrag eingerichtet, der direkt mit unserer Datenbank verbunden ist

Bitte beachten:

• Der Prozess läuft im Juli technisch fehlerfrei, da nur dann Wechsel laut Regularien durchgeführt werden dürfen.
• Nachmeldungen außerhalb des Julis können zwar eingereicht, müssen aber manuell bearbeitet werden.
• Frühere Probleme mit Mehrfacheinträgen (mehrere neue Pässe statt einem) wurden behoben.

2. Automatischer E-Mail-Versand

Bei Vereinswechseln und Neuanträgen wird über Power Automate eine automatische Bestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet – vorausgesetzt, sie ist gültig.

3. Umgang mit ausgeschiedenen Spielern (Karteileichen)

Ein spezieller „Verein“ namens „Kein Verein“ wurde eingerichtet, um ausgeschiedene Spieler zu kennzeichnen:

• So können Vereine Spieler, die den Verein verlassen haben, korrekt ausbuchen.
• Beginnt ein Spieler später wieder, kann er aus „Kein Verein“ zu einem neuen Verein wechseln.

Ziel ist eine saubere und DSGVO-konforme Datenhaltung.

Wichtig: Wir empfehlen, regelmäßig Karteileichen zu entfernen, da laut DSGVO personenbezogene Daten nicht unnötig gespeichert werden dürfen. Eine Speicherdauer von 2 Jahren für inaktive Spieler wird derzeit als unkritisch eingeschätzt.

4. Beitragsordnung & Kostenregelung

Die aktuelle Regelung zur Spiellizenz besagt:

Eine Spiellizenz umfasst ein Kontingent von 30 Spielpässen. Zusätzliche Spielpässe werden anteilig zum Saisonende berechnet.
Die Abrechnung erfolgt bei Teammeldung.
Daher: Karteileichen führen zu unnötigen Mehrkosten!

5. Datenzugriff für Vereine

Aktuell wird an einem dritten Formular gearbeitet, mit dem sich Vereine eigenständig aktuelle Daten abrufen können.
Hintergrund: Der bisherige Zugriff über den Sharedrive ist für einige Vereine nicht praktikabel.

6. Neuanträge

Neue Passanträge können wie gewohnt über das bestehende Formular beantragt werden.
Bei Rückfragen oder Problemen bitte an E-Mail sven.maibaum@nrvrugby.onmicrosoft.com schreiben.